Otimização de Processos na Indústria: descubra como fazer
Otimização de Processos é o conjunto de ações realizadas por uma organização a fim de aumentar o desempenho de seus processos de negócio. O conceito está ligado a realizar auditorias nos fluxos de atividades de trabalho, sejam automatizadas ou não, a fim de encontrar gargalos de produção, erros ou desperdícios, tanto de tempo como de dinheiro. Tudo com o objetivo de alcançar resultados com mais eficiência, utilizando cada vez menos recursos.
Com a otimização de processos, a empresa passa a ser capaz de identificar oportunidades de melhorias e de aperfeiçoamento dos mesmos, aumentando os níveis de satisfação de seu cliente.
Dentro da organização, a otimização de processos motiva a equipe a avaliar sua rotina com cuidado e atenção. Se torna possível pensar em formas mais eficientes de executar um trabalho proposto, sem que isso reflita em custos maiores para a empresa – seja com relação a valores ou a esforços.
Os processos são decisivos na hora de entregar os melhores produtos e serviços para deixar os clientes satisfeitos. Otimizar processos possibilita enxergar a dinâmica e o funcionamento da empresa desde o primeiro contato com o cliente até a entrega e sua satisfação.
Benefícios da otimização de processos na indústria
Redução de custos
Com a otimização de processos, desperdícios são identificados e podem ser eliminados. Além disso, os recursos que estão sendo utilizados de maneira inadequada passam a ser direcionados para melhores usos. Sem contar que os fatores que comprometem a produtividade, como gargalos, erros, falhas e atrasos, passam a ser notados e eliminados antes de causarem prejuízos.
Quando se conhecem os problemas e suas causas, o gestor consegue traçar um plano de ações para os resolver. Consequentemente há uma redução de custos e aumento da produtividade e, por fim, uma redução do LEAD TIME da fábrica..
Redução de riscos
Com a correção de falhas proposta durante a otimização de processos, os riscos passam a ser reduzidos. A padronização das atividades permite que a possibilidade de erros humanos seja minimizada, assim como diminuam os acidentes de trabalho, investimentos mal realizados e falhas repetidas nos processos.
Aumento da eficiência
A otimização está fortemente voltada à capacidade de entregar produtos e serviços com qualidade e rapidez. Com qualidade superior, é possível gerar mais resultados em menos tempo, corrigindo falhas e padronizando a execução das atividades.
O desenho de processos traz clareza sobre quem é responsável pelo o que, e quais conhecimentos são necessários para a execução de cada atividade. Assim, são levados a participar de determinado processo somente as pessoas certas, o que aumenta consideravelmente a eficiência da execução.
Melhoria de resultados
A otimização de processos aprimora os resultados de uma empresa. Os clientes passam a receber um serviço de qualidade melhor por um custo reduzido, com um trabalho de alto valor, sem que isso custe mais. Dessa maneira, a empresa consegue um melhor posicionamento no mercado, se destaca de seus concorrentes e consequentemente tem um aumento nas vendas. A satisfação do cliente aumenta e a marca passa a estar mais em evidência com sua experiência otimizada.
Aumento na capacidade de resolver problemas
Quando se está diante de um problema, se os processos não são padronizados, torna-se bem mais difícil reconhecer a verdadeira causa dele. Diante disso, o gestor passa a trabalhar somente para tentar solucionar as consequências, sem saber qual a real causa dos “incêndios” que precisa “apagar”. A otimização de processos é capaz de oferecer a clareza necessária e isso só coloca a empresa em posição de vantagem.
Passo a passo para otimizar os processos da sua fábrica
1) Faça um mapeamento das atividades de trabalho
Em primeiro lugar é necessário entender todas as atividades que a empresa realiza para que cada objetivo traçado seja alcançado. As atividades executadas pela própria equipe devem ser documentadas, assim como as tarefas automatizadas e aquelas que são realizadas por terceiros. Tudo deve ser anotado nos mínimos detalhes para que os procedimentos, pessoas e empresas envolvidas no processo estejam especificados no mapeamento.
Algumas perguntas que podem ajudar neste passo:
- Quando começa e quando termina este processo?
- Quais atividades fazem parte dele?
- Quem está envolvido em cada atividade?
- Qual a duração de cada atividade?
- Qual é o resultado esperado?
2) Identifique os pontos de melhoria
Este é o momento de pensar no que pode ser melhorado. Com o mapeamento em mãos, busque por gargalos que comprometam a produção, procedimentos muito demorados que são dispensáveis e sinais de desperdício de recursos.
A partir dos indicadores de performance e dos relatos colhidos, as soluções devem ser apontadas de forma a sugerir mudanças – desde as pequenas até as grandes. Todos os tipos de processos podem ser otimizados, até mesmo os mais simples, mas que geram desperdícios, sejam eles administrativos, produtivos, logísticos ou operacionais. É importante se perguntar:
- Os colaboradores estão capacitados para as tarefas que executam?
- Existe alguma forma de automatizar a atividade?
- Todos os passos existentes são realmente necessários?
- Quanto de material é utilizado para a tarefa?
- Quanto tempo se desperdiça com retrabalho?
- Quais são as consequências de interrupções inesperadas?
Os colaboradores podem ser envolvidos nessa etapa de análise, pois eles podem ter sugestões interessantes de mudanças e melhorias. Com a sua equipe envolvida, o processo de otimização irá fluir e será mais eficiente, principalmente na etapa seguinte, de implementação.
3) Implemente as melhorias necessárias
Para ver os resultados mais rapidamente, comece pelos pontos críticos identificados durante o mapeamento. As mudanças devem ser conduzidas de forma gradual, pois trata-se de um processo delicado, especialmente por lidar com processos que os funcionários já estavam adaptados.
Se os colaboradores participaram das etapas anteriores, essa nova adaptação será mais fácil. Se não participaram, será preciso uma conversa franca com a equipe sobre as vantagens e benefícios que a otimização trará à empresa.
4) Monitore os resultados e faça ajustes se necessário
Depois de identificar os pontos críticos e implementar as melhorias possíveis, os indicadores de performance devem ser monitorados a todo tempo. Com o monitoramento, a equipe permanece focada nos resultados e pode agir de maneira proativa para a otimização de processos quando perceber que algo não está caminhando conforme o ideal.
Todo o trabalho de otimização de processos deve ser contínuo, de acordo com o desempenho dos processos ao longo do tempo. Ainda que mudanças possam parecer difíceis e complicadas, com a otimização de processos a empresa ganha um diferencial em relação à concorrência e se destaca em termos de competitividade.
As vantagens de usar um software APS nos processos
No dia a dia de uma empresa, contar com um sistema APS pode fazer toda a diferença. Um software APS tem o foco em programar e planejar o funcionamento da produção, dando informações reais e privilegiadas ao gestor para sua tomada de decisões.
O APS oferece uma visão completa da fábrica, do começo ao fim de cada processo, e permite otimizar o sequenciamento da produção de maneira assertiva, por meio de uma visão geral e unificada. Dessa maneira, o APS trabalha com os indicadores de desempenho e mostra gargalos na linha produtiva para que sejam resolvidos antes mesmo que venham a comprometer a produtividade e eficiência dos processos.
APS DELMIA Ortems trabalha na otimização de processos
Um software APS como o DELMIA Ortems é uma das melhores soluções na otimização de processos, que precisa ser uma prática constante dentro das empresas.
O DELMIA Ortems permite o sequenciamento e o planejamento dos processos de forma precisa e clara. Ele interage com o planejador em casos de imprevistos e permite simulações do impacto de cada um dos eventos no ambiente da fábrica.
Com o APS DELMIA Ortems todas as etapas na otimização de processos – do mapeamento ao monitoramento – são simplificadas, gerando resultados importantes para os gestores.
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